La condición más importante de la nota de encargo es el consenso. O mejor dicho, la aprobación unánime de todos los titulares. Es decir, que en este documento que autoriza a la agencia inmobiliaria a ocuparse de la comercialización de un bien inmueble debe constar, con absoluta transparencia y claridad, la identificación y firma de quienes poseen formalmente la propiedad de la vivienda (que habitualmente figuran en la escritura pública de compraventa y Registro de la Propiedad) y de la agencia en cuestión.
Esta relación contractual se establece únicamente entre dicha agencia y el vendedor, por tanto difiere en esencia de la hoja de visitas. Esta última, en particular, no compromete en ningún caso al comprador ni afecta al pago de honorarios ya que solo acredita que se han realizado gestiones para la venta como puede ser enseñar el inmueble.
En el documento debe recogerse la información clave que afecta al acuerdo, en concreto, la identificación de la vivienda sobre la que se pretende operar. En este sentido, conviene incluir no solo la dirección sino también la referencia catastral o el IDUFIR con el objeto de evitar posibles complicaciones.
Debe añadirse el motivo del encargo, esto es, qué tipo de operación se está autorizando ya que podría ser tanto para ejecutar un alquiler como para proceder a la venta del inmueble. Por este motivo resulta muy aconsejable elaborar una redacción precisa y exacta ya que cuanto más rigurosa sea menor será la probabilidad de confusión y posibles disputas.
Obviamente hay que señalar la duración, con fecha de inicio y de finalización, que tiene el contrato así como el precio establecido para el piso. Se aconseja expresar la cifra con números, letras y de forma que no deje lugar a dudas. En caso de que posteriormente se decidiera modificar dicha cantidad, habrá que redactar una nueva nota de encargo en aras de una mayor nitidez contractual.
Resulta igualmente imprescindible incluir los honorarios de la agencia y las condiciones de cobro como los tiempos en los que deberá realizarse, si están o no comprendidos en el precio de venta o si incluyen o no impuestos (IVA). Una vez más, al tratarse de un valor numérico se hace indispensable acompañarlo de su enunciado escrito de modo que resulte evidente su significado.
No menos importante es la cláusula de “no renovación”. Es decir, la especificación del procedimiento que hay que seguir en caso de que se decida prolongar la relación entre la agencia y el vendedor. La fórmula más habitual en estos supuestos consiste en comunicar a la agencia, y de forma fehaciente, esta intención con una antelación de, por lo menos, 15 días antes de que se dé por finalizado el contrato.
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